Informace o zpracování osobních údajů

Jak Alpha Codes s.r.o. zpracovává osobní údaje uživatelů a návštěvníků v souladu s GDPR.

Dokument v právní revizi

Tento dokument je v právní revizi. Smluvní stranou je Alpha Codes s.r.o.; aktuální popis služby najdete na hlavní straně.

Identifikace správce: Alpha Codes s.r.o., IČO: 19382111, se sídlem K. Mündla 513, 252 30 Řevnice („my“).

Kontaktní údaje správce: info@alphacodes.eu

V tomto dokumentu bychom Vás rádi seznámili s tím, jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje, jaké jsou účely zpracování, zákonnost zpracování, doba uložení či Vaše práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů. Zpracování osobních údajů probíhá v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES („GDPR“).

Tento dokument slouží jako informační dokument ve smyslu čl. 13 a 14 GDPR a souvisí s našim software Edge Ant, což je on-premise služba, která slouží k hledání informací v dokumentech. Při zpracování osobních údajů v rozsahu stanoveném v tomto dokumentu vystupujeme jako správci osobních údajů.

S ohledem na skutečnost, že software je instalován přímo na Vaše koncové zařízení (tzv. on-premise), nedochází z naší strany ke zpracování žádných osobních údajů, které do software vložíte, tudíž v rámci zpracování dat v software nevystupujeme ani jako zpracovatelé osobních údajů.

ROZSAH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Při poskytování software budeme zpracovávat následující osobní údaje:

Identifikační/registrační údaje, kterými je Vaše jméno, příjmení a jakékoliv registrační údaje, které nám uvedete pro registraci a stažení licence pro software.
Kontaktní údaje, kterými je e-mailová adresa a telefonní číslo.
Informace z kontaktního formuláře či vzájemné komunikace, a to za předpokladu, že se rozhodnete nám sdělit další informace prostřednictvím kontaktního formuláře nebo v průběhu komunikace s námi.
Fakturační údaje, kterými je Vaše adresa, identifikační číslo, případně další fakturační informace, které jsou potřeba pro správné vystavení účetních a daňových dokladů.
Informace o plnění smluvního vztahu, kterými je informace o Vaší licenci, případná komunikace související s plněním uzavřené licenční smlouvy a další smluvní informace, které o Vás máme.
Osobní údaje získáváme přímo od Vás, a to když nám je vyplníte prostřednictvím webových stránek, když nás kontaktujete prostřednictvím kontaktních údajů, případně když nám zašlete jakoukoliv zprávu nebo informaci.

ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány pro níže popsané účely zpracování. U každého účelu zpracování poté naleznete také rozsah zpracovávaných osobních údajů a dobu uložení osobních údajů.

Zpracování související s poskytováním zboží a služeb

Poskytování software

Primárním účelem, proč Vaše osobní údaje zpracováváme je, abychom Vám poskytli software. Pro tento účel je potřeba vytvořit si uživatelský účet, vyplnit objednávku a odsouhlasit nebo akceptovat naše licenční a obchodní podmínky. V souvislosti s tímto účelem také můžeme využívat Vaši e-mailovou adresu pro zajištění komunikace s Vámi, zasílání informací o nových verzích software, aktualizacích, a další smluvní informace související s plněním smluvního vztahu.

Za tímto účelem zpracováváme Vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Informace z kontaktního formuláře či vzájemné komunikace, Fakturační údaje, Informace o plnění smluvního vztahu.

Právním základem pro toto zpracování je plnění smlouvy mezi Vámi a námi a nezbytnost učinit kroky na Vaši žádost před uzavřením smlouvy, nebo v případě, kdy nejste přímo stranou této smlouvy (pokud jste např. zaměstnanci zákazníka), náš oprávněný zájem na plnění jakékoli uzavřené smlouvy.

Údaje jsou zpracovány po dobu uzavřené smlouvy a dále po dobu nezbytnou pro plnění povinností z takové smlouvy.

Plnění zákonných povinností

Kromě splnění smluvního vztahu musíme zpracovávat Vaše osobní údaje také pro účely splnění zákonných povinností, které se na nás vztahují. Zejména v oblasti účetnictví a daní.

Pro tento účel zpracováváme zejména Vaše Fakturační údaje, případně i další údaje, pokud si je dozorové orgány nebo orgány veřejné moci vyžádají.

Osobní údaje pro tento účel zpracováváme po dobu stanovenou právními předpisy. V oblasti účetnictví je tato doba standardně nastavena na 5 let a pro oblast daní na 10 let.

Zajištění komunikace

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat také za předpokladu, že nedochází k uzavření vzájemného smluvního vztahu. V takovém případě budeme Vaše osobní údaje zpracovávat za účelem zajištění vzájemné komunikace a zajištění odpovědí na Vaše dotazy.

Za tímto účelem zpracováváme Vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Informace z kontaktního formuláře či vzájemné komunikace.

Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem, který spočívá v zajištění vzájemné komunikace.

Osobní údaje budou pro tento účel uchovány po dobu nezbytnou na vyřízení dané komunikace. Případně mohou být uloženy také pro další účely, které jsou uvedeny v tomto dokumentu, a to například za předpokladu, že následně dojde k uzavření smlouvy nebo to bude potřeba pro ochranu vlastních právních zájmů.

Interní evidence, statistika a ochrana našich práv

Můžeme zpracovávat Vaše údaje za účelem vedení interních evidencí, zaznamenávání provedených plateb, tvorby statistických zpráv, ochrany našich práv a právních nároků.

Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem na vedení interní evidence, statistiky a ochraně našich práv. Údaje jsou zpracovávány po dobu, ve které můžete případně uplatnit svá práva, respektive po dobu, po kterou můžeme údaje využít pro vlastní ochranu. Tato doba se nejčastěji stanovuje v rozsahu, ve kterém běží promlčecí lhůty, což může být až 10 let.

Zasílání obchodních sdělení

Vaše osobní údaje můžeme také využívat k tomu, abychom Vám zasílali nabídky našich služeb a další obchodní sdělení.

Za tímto účelem zpracováváme Vaše Identifikační údaje (pokud je známe) a Kontaktní údaje.

Právním základem pro toto zpracování je Váš souhlas se zasíláním obchodních sdělení, který jste udělili. V případě, že jste naším zákazníkem, můžeme Vám zasílat obchodní sdělení na základě našeho oprávněného zájmu, který spočívá v přímém marketingu.

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po dobu, dokud nám zasílání obchodních sdělení neodmítnete, což můžete učinit v každém jednotlivém e-mailu.

SDÍLENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Výše uvedené osobní údaje zpracováváme jako tzv. správci osobních údajů. Tedy určujeme účely a prostředky zpracování. To my jsme se rozhodli, jaké osobní údaje po Vás budeme vyžadovat v kontaktním formuláři na webových stránkách, či jaké osobní údaje budeme zpracovávat v souvislosti se software.

Vaše osobní údaje sdílíme pouze s jasně vymezenými příjemci osobních údajů, kterými jsou:

Společnost Google, která zajišťuje služby úložiště, kde mohou být Vaše osobní údaje uloženy.
Společnost Superfaktura.cz, s.r.o., za účelem zajištění splnění zákonných a smluvních povinností.
Společnost Webnode AG za účelem vytvoření registrace a splnění smluvního vztahu.
Pokud sdílíme Vaše osobní údaje se správci a zpracovateli ve třetích zemích (mimo EHP), činíme tak jen v případě, kdy tyto osoby naplňují dostatečné záruky stanovené dle čl. 44 a násl. GDPR.

VAŠE PRÁVA PŘI ZPRACOVÁNÍ A MOŽNOST JEJICH VÝKONU

Máte právo (i) požadovat přístup k Vašim osobním údajům; (ii) odvolat Váš souhlas; (iii) požadovat opravu Vašich osobních údajů; (iv) požadovat výmaz Vašich osobních údajů; (v) požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů; (vi) požadovat přenositelnost Vašich osobních údajů; (vii) uplatnit námitku proti zpracování Vašich osobních údajů; nebo (viii) uplatnit stížnost u příslušného dozorového úřadu.

Ve všech otázkách souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať už se jedná o otázku, výkon práv, zaslání stížnosti k našim rukám apod., se můžete obracet prostřednictvím e-mailu uvedeného v úvodu tohoto dokumentu.

Právo na přístup

Máte právo získat od nás potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní údaje či nikoli.

Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme, máte současně právo požadovat přístup k informacím o účelu a rozsahu zpracování, příjemcích údajů, době zpracování, právu na opravu, výmaz, omezení zpracování a podání námitky proti zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu a o zdrojích osobních údajů (tyto informace již jsou uvedeny v tomto dokumentu).

Stejně tak nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů. První kopii poskytujeme bezplatně, další již mohou být zpoplatněny. Rozsah poskytnutých údajů může být omezen tak, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob.

Právo odvolat souhlas

Máte právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvolání souhlasu však nemá vliv na oprávněnost zpracování před udělením takového souhlasu, a nepovede ani k ukončení zpracování osobních údajů, které již byly anonymizovány.

Právo na opravu

Máte právo požadovat od nás opravu nepřesných osobních údajů, které se Vás týkají. Podle účelu zpracování můžete mít také právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

Právo na výmaz (právo být zapomenut)

Máte právo požadovat výmaz Vašich osobních údajů, a to v případech, kdy:

Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které byly získány či zpracovávány;

odvoláte souhlas, na základě kterého byly osobní údaje zpracovány, a neexistuje žádný další důvod pro jejich zpracování:

vznesete námitku proti zpracování a neexistují další převažující důvody pro zpracování, popř. vznesete námitku proti zpracování za účelem přímého marketingu;
osobní údaje jsou zpracovávány v rozporu s právními předpisy.
Toto právo však nemůžete uplatnit v případě, kdy je zpracování potřebné pro splnění našich právních povinností či nám svěřených úkolů ve veřejném zájmu nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.

Právo na omezení zpracování

Máte právo požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů, a to v případech, kdy:

popíráte přesnost Vašich osobních údajů; v takovém případě můžete požadovat omezení zpracování do doby ověření přesnosti osobních údajů;
zpracování je v rozporu s právními předpisy a místo výmazu budete požadovat omezení zpracování osobních údajů;
Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které byly získány či zpracovávány, avšak Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
vznesli jste námitku proti zpracování osobních údajů; v takovém případě můžete požadovat omezení zpracování do doby ověření, zda naše oprávněné zájmy převažují.

Právo na přenositelnost

Máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, které zpracováváme automatizovaně na základě Vašeho souhlasu nebo pro splnění smlouvy. Tyto údaje předáme v běžně používaném a strojově čitelném formátu Vám či Vámi určenému správci, pokud to je technicky proveditelné. Rozsah poskytnutých údajů může být omezen tak, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob.

Právo na námitku

Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu. Vaše údaje přestaneme zpracovávat, pokud neexistují další převažující důvody pro zpracování či pokud není zpracování potřebné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, popř. pokud vznesete námitku proti zpracování za účelem přímého marketingu.

PRÁVO PODAT STÍŽNOST

Vedle možnosti uplatnění práv u naší společnosti také můžete podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů sídlící na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

ZMĚNY TĚCHTO INFORMACÍ O ZPRACOVÁNÍ

Jsme oprávněni tyto informace o zpracování čas od času měnit, proto je prosím pravidelně kontrolujte. Jakékoli změny tohoto dokumentu zveřejníme na našich webových stránkách.